Les 18 bibliothèques universitaires du Québec utiliseront dès l’été 2020 le même outil de recherche et un catalogue unifié. «La collection de l’UQAM comprend actuellement 1,3 million de titres enregistrés au catalogue. La nouvelle plateforme partagée de services élargira ce bassin à plus de 20 millions de documents», souligne Lynda Gadoury, directrice générale du Service des bibliothèques.
Une soixantaine d’employés de l’UQAM travaillent depuis l’automne dernier à la préparation et à l’harmonisation des processus en vue de l’implantation de cette nouvelle plateforme, développée par la coopérative de bibliothèques OCLC. Plusieurs siègent aux différents comités mis en place par le Sous-comité des bibliothèques du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI), qui pilote le projet, afin de couvrir tous les aspects touchant autant l’interface usager (le nom de l’outil de recherche qui remplacera Virtuose, pas encore choisi, sera dévoilé à la fin du mois de mai) que l’interface de gestion (acquisitions, traitement des ouvrages, harmonisation des systèmes de prêt locaux et entre bibliothèques).
Recherche facilitée
L’interface de recherche sera commune à toutes les universités, mais les résultats de recherche indiqueront clairement les disponibilités dans chacune des bibliothèques ayant le même document. «Les usagers pourront voir en premier lieu les ouvrages disponibles à l’UQAM, puis dans les autres universités du partenariat, et enfin dans les autres institutions publiques au Québec, au Canada et même à l’international», précise la bibliothécaire Pascale Guertin.
Prêts renouvelables automatiquement
Les règles de prêt seront plus simples et cohérentes. «Les usagers de la communauté universitaire pourront emprunter jusqu’à 100 documents imprimés pour une période de 30 jours, renouvelables automatiquement, si le document n’est pas rappelé ou réservé, et si le dossier de l’emprunteur est en règle. Ils pourront se prévaloir de ce privilège dans toutes les bibliothèques universitaires québécoises, note la technicienne en documentation Marie-Claude Béland. Bien entendu, certaines collections particulières auront des règles de prêt différentes.»
Prêts entre bibliothèques
Chaque année, le Service des bibliothèques de l’UQAM procède à quelque 28 000 prêts entre bibliothèques (PEB). «Après avoir constaté dans Virtuose que le document n’y était pas, il fallait effectuer une nouvelle recherche dans un autre outil et dans d’autres catalogues, puis remplir un formulaire exclusif au PEB, rappelle Marie-Claude Béland. Avec le nouvel outil, la recherche autant que l’emprunt seront simplifiés.» Les usagers auront un dossier unique, accessible dans toutes les bibliothèques. «Si un document est disponible ailleurs qu’à l’UQAM, il suffira de cliquer sur un bouton pour que le document nous soit envoyé, poursuit-elle. Dans les universités québécoises, on pourra utiliser la carte UQAM; la carte BCI ne sera plus nécessaire. Celle-ci servira seulement pour se prévaloir du privilège d’emprunt dans les bibliothèques universitaires canadiennes.»
Les personnes travaillant sur le projet de la nouvelle plateforme se sont assurées de bien cerner les enjeux liés à la protection des renseignements personnels. «Il y a des information confidentielles dans le dossier d’un usager et il ne faut pas que celles-ci soient accessibles dans les autres institutions, note Marie-Claude Béland. C’est la raison pour laquelle à partir de juin, nous ne communiquerons plus avec les usagers par téléphone. Nous utiliserons désormais l’adresse courriel institutionnelle.»
Ressources numériques
Les ressources numériques (bases de données, périodiques et livres numériques) ne seront pas mises en commun en raison des licences particulières avec les éditeurs, mais leur accès sera plus rapide et plus convivial sur la plateforme partagée. «Les résultats de recherche afficheront toutefois les notices numériques de toutes les bibliothèques du partenariat», souligne Pascale Guertin.
La migration vers la nouvelle plateforme force le Service des bibliothèques à suspendre le service de numérisation qui était offert aux membres du corps professoral. «Ces derniers pouvaient demander la numérisation d’un article ou d’un chapitre de livre, qui leur était envoyé par courriel, explique Marie-Claude Béland. Nous comptons offrir à nouveau ce service dans les prochains mois, selon une formule qui demeure encore à définir.»
Pour faciliter la transition
Les membres de la communauté de l’UQAM qui utilisent Virtuose auront peut-être à faire quelques démarches pour transiter vers le nouveau système. Les paniers de recherche et autres favoris actuellement enregistrés dans leur dossier ne seront pas transférés automatiquement. On conseille d’exporter ces informations dans EndNote. Les usagers qui auraient besoin de soutien peuvent s’adresser à un ou une bibliothécaire. Un courriel leur sera envoyé dans les prochaines semaines pour leur expliquer toutes les options possibles.
La migration de tous les processus vers la nouvelle plateforme implique l’arrêt des acquisitions de nouveaux ouvrages jusqu’au 1er mai. Il faudra faire preuve d’indulgence à la reprise des achats, car le personnel des bibliothèques devra alors commander quelques centaines d’ouvrages afin de rattraper les parutions de la fin de l’hiver et du début du printemps. «Nous nous assurerons de répondre aux besoins de toutes et de tous le plus rapidement possible», assure Lynda Gadoury, qui invite dans la foulée les membres du corps professoral à s’y prendre à l’avance pour déposer des documents à la Réserve pour leurs cours d’été et/ou d’automne.
Une page web d’information sur l’implantation de la nouvelle plateforme est accessible dès à présent sur le site des bibliothèques.