Du 9 au 13 mai 2016, environ 5500 personnes envahiront le campus de l’UQAM pour participer au 84e Congrès de l’Association francophone pour le savoir (Acfas). Au programme: plus de 230 colloques et 120 sessions de communications libres. Pour accommoder tous ces congressistes et leur assurer les services nécessaires à la tenue d’un tel événement, une grosse machine s’est mise en branle depuis déjà quelques mois.
«Cet hiver, nous sommes en mode planification et, dès le printemps, nous serons en mode opérationnel», affirme Sophie Laberge. Conseillère au Bureau de la vice-rectrice à la Recherche et à la création, la jeune femme est présidente du comité logistique du congrès de l’Acfas 2016, qui se déroulera sous la présidence d’honneur du maire de Montréal, Denis Coderre.
Plusieurs comités travaillent à l’organisation de l’Acfas: le comité organisateur, le comité scientifique, le comité des colloques Enjeux de la recherche, le comité des communications, le comité des activités grand public et le comité logistique. Celui-ci est composé d’une douzaine de sous-comités qui veillent à tout mettre en place pour que les congressistes aient accès à des salles, qu’ils puissent manger, que les locaux où auront lieu colloques et présentations soient nettoyés, que les équipements audiovisuels adéquats soient fournis, que les circuits informatiques fonctionnent, que la santé et sécurité des participants soit assurée, que la signalétique permette de se retrouver à l’intérieur du campus et que tout cela se fasse dans le respect des principes de l’écoresponsabilité, etc. «C’est une équipe formidable et motivée à faire de ce congrès une véritable réussite», souligne Sophie Laberge.
La foule des congressistes, ne l’oublions pas, viendra s’ajouter aux étudiants du trimestre d’été qui aura débuté le 2 mai. «Il a été convenu que tous les colloques scientifiques auront lieu au campus central. Seules les activités grand public se tiendront au Complexe des sciences Pierre-Dansereau. Le plus gros casse-tête est donc de prévoir adéquatement la gestion des locaux, précise Sophie Laberge. On parle d’une centaine de locaux par jour!»
Il importe également de fournir aux chercheurs des balises claires encadrant la tenue des colloques. «Cela va du matériel informatique fourni dans chaque local aux horaires pour les présentations, la pause-café et les cocktails en soirée. Plusieurs services sont interpellés et il faut coordonner tout ça», explique Sophie Laberge. Pas question, par exemple, de voir un colloque s’étirer et retarder un cours du soir.
Les spécialistes de l’audiovisuel et de l’informatique seront mobilisés durant toute la durée du congrès. Lors de la tenue de l’Acfas à l’UQAM, en 2004, un des grands défis avait été de trouver des salles médiatisées. «Presque toutes les salles de classe le sont désormais», note fièrement Sophie Laberge. L’amélioration des bornes Wi-Fi, un projet déjà en cours à l’université, permettra d’offrir un accès Internet de qualité aux participants.
Alimentation et écoresponsabilité
Tous ces participants devront se sustenter et les Services alimentaires ont été mis à profit afin de concocter des menus par l’entremise du traiteur Les Saltimbanques. Les organisateurs de colloque pourront faire appel au traiteur peu importe le moment de la journée – déjeuner, dîner, cocktail et souper, selon un horaire et des contraintes prédéterminées. «Nous nous attendons à recevoir entre 180 et 200 commandes par jour pour les repas et à fournir les breuvages pour une cinquantaine de cocktails durant la semaine», souligne Anik Giroux, technicienne aux Services alimentaires.
Des ententes ont été conclues avec des hôteliers et des restaurateurs du quartier afin de pouvoir offrir aux participants du congrès des rabais intéressants. «Il était important de proposer aux participants des sites d’hébergement et de restauration à proximité du campus central, afin de minimiser les déplacements, par souci d’écoresponsabilité, explique Sophie Laberge. D’autres mesures seront mises en place pour réduire l’empreinte écologique de l’événement, notamment en matière de consommation d’eau – les congressistes sont invités à apporter leur tasse à café réutilisable – et de gestion des déchets.»
Des visiteurs de marque
Le sous-comité santé et sécurité a aussi du pain sur la planche. «On doit se préparer à accueillir quotidiennement plus de 3000 personnes sur le campus, note Sophie Laberge. Et certains organisateurs de colloque invitent parfois des ministres, des consuls, des ambassadeurs, etc. La sécurité de ces invités de marque doit être coordonnée par l’équipe du congrès.»
Tous ces visiteurs devront pouvoir se retrouver à l’intérieur des dédales de l’UQAM. Un sous-comité sur la signalétique a été formé afin de bien guider les participants, dès qu’ils franchissent les portes de l’université.
En mode communication
«Une salle de presse sera installée au pavillon Judith-Jasmin pour l’équipe chargée des communications de l’Acfas – la firme Kilicom – ainsi que pour les journalistes externes, complète Sophie Laberge. On en attend une cinquantaine.»
L’équipe de communication de l’UQAM sera elle aussi très active durant cette semaine afin de faire la promotion des colloques et des communications libres organisés par des chercheurs de l’université. «Cette équipe gérera, entre autres, le microsite de l’UQAM sur l’Acfas, la salle de presse et les demandes d’entrevues externes, en plus de donner un coup de main à Kilicom pour la préparation d’un cahier spécial du Devoir portant sur le Congrès de l’Acfas», souligne Anik Veilleux, conseillère en relations de presse au Service des communications.
Appel aux bénévoles
Enfin, il y a toute la logistique à prévoir concernant l’inscription des participants et la gestion des bénévoles. «Les retraités et tous les membres de la communauté de l’UQAM qui sont intéressés à donner un coup de main lors du congrès sont les bienvenus, affirme Sophie Laberge. Nous aurons besoin d’environ 250 bénévoles.» Tous ceux qui offriront l’équivalent de deux jours de bénévolat bénéficieront d’une inscription gratuite au congrès. «C’est une occasion unique de rencontrer des gens provenant de divers horizons, souligne l’organisatrice.» Un appel officiel aura lieu par courriel au cours du mois de mars.