La nouvelle Politique no 11 sur la gestion de l’information et des archives est entrée en vigueur le 25 septembre dernier, après son adoption par le Conseil d’administration de l’UQAM. «Cette politique est importante pour l’Université. En plus d’adapter le cadre normatif au contexte numérique actuel, conformément aux exigences de la Loi sur les archives, elle vient établir les bases d’une solide gouvernance de l’information», souligne Cédric Champagne, directeur du Service des archives et de la gestion de l’information (SAGI). Ce nouveau nom, qui remplace celui de Service des archives et de gestion des documents, s’inscrit dans le cadre de cette politique.
La Politique no 11, qui fait partie des actions prioritaires du Plan stratégique 2024-2029 de l’UQAM, abroge le Règlement no 9 sur les archives de l’Université (initialement adopté en 1977 et révisé pour la dernière fois en 1997) ainsi que la Politique no 26 sur la gestion des informations institutionnelles. «En adoptant cette Politique, l’Université établit un cadre de gouvernance clair précisant que la gestion de l’information est une responsabilité partagée entre les membres du personnel», observe Cédric Champagne.
«Information» plutôt que «document»
La nouvelle Politique utilise le terme «information» plutôt que «document», car les contenus informationnels ont considérablement évolué au cours de la dernière décennie, explique le directeur. «En effet, les gestionnaires de l’information et les archivistes ne gèrent plus uniquement des documents, mais des lots informationnels plus complexes qui incluent notamment les documents numériques et les bases de données. Ils sont devenus des experts en gestion de contenu et des alliés complémentaires aux équipes des Services informatiques.»
Cette évolution technologique, terminologique et disciplinaire est devenue d’usage courant et c’est d’ailleurs ce qui a mené à la dénomination actuelle du Certificat en gestion de l’information et des archives, ajoute-t-il. Des travaux de modernisation de la Loi sur les archives impliquant Bibliothèque et Archives nationales du Québec et le ministère de la Culture et des Communications sont d’ailleurs en cours et vont également en ce sens.
«La Politique no 11 définit les principes et encadre les pratiques en gestion de l’information et des archives de l’Université de manière à en préserver l’authenticité, la fiabilité, la disponibilité, l’intégrité et la confidentialité tout au long de son cycle de vie, explique Cédric Champagne. Elle met en place une gouvernance de l’information cohérente qui tient compte du cadre juridique et normatif en vigueur, notamment en matière de sécurité de l’information et de protection des renseignements personnels. Elle s’inspire également des meilleures normes et pratiques internationales en la matière.»
La nouvelle politique vient également définir le rôle du Service des archives et de la gestion de l’information en matière d’acquisition, de traitement et de diffusion de fonds d’archives privées et préciser les principes et les critères qui guident ses actions en la matière, ajoute Cédric Champagne. «Le SAGI fait l’acquisition de fonds d’archives privées qui témoignent de façon significative des activités d’individus et d’organismes liés à l’Université. Il priorise l’acquisition de documents qui viennent s’ajouter aux fonds déjà acquis, mais peut également procéder à l’acquisition de nouveaux fonds d’archives qui sont complémentaires à ceux qu’il détient déjà, ou pour satisfaire aux besoins de l’enseignement et de la recherche.»
Le SAGI détient déjà 208 fonds d’archives privées de grande valeur reliés notamment aux sciences, au théâtre, à la littérature et à la vie politique québécoise, tels que les fonds d’archives de Pierre Dansereau, Marcelle Gauvreau, Hubert Aquin ou celui de l’Acfas. On y trouve également le fonds Charles Gagnon et celui de l’Organisation marxiste-léniniste du Canada En lutte!, très utilisés pour documenter la vie politique québécoise des années 1970 et 1980.