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Nouvelle Politique d’approvisionnement responsable

Après une refonte en profondeur, la Politique intègre une dimension écoresponsable.

13 décembre 2022 à 16 h 56

La nouvelle Politique d’approvisionnement responsable (Politique no 15) a été adoptée lors du Conseil d’administration du 8 décembre 2022. Le dernier remaniement de la Politique datant de 2013, les Services financiers et de l’approvisionnement (SFA) ont décidé de procéder à sa refonte complète. Il s’agissait tout d’abord d’arrimer les règles d’acquisition de l’Université aux changements législatifs et réglementaires adoptés ces dernières années au Québec. «De plus, l’UQAM souhaitait ardemment intégrer au processus d’acquisition une dimension écoresponsable valorisant de façon normative et pérenne la vision et les orientations de l’Université en matière de responsabilité sociale, environnementale et économique», indique Sylvia Thompson, vice-rectrice à l’Administration et aux finances.

La politique renouvelée présente un processus d’acquisition simplifié, dans lequel de grands changements ont été opérés. Une fiche-résumé donne plus de détails sur certains éléments.


Approvisionnement responsable

La nouvelle politique introduit des aspects écoresponsables. Pour toute acquisition, les personnes requérantes auront désormais l’obligation d’inclure au contrat au moins une condition relative au caractère responsable des besoins. Cette démarche s’inscrit dans une perspective de développement durable et reflète la Politique en matière d’écoresponsabilité (Politique no 37) de l’UQAM. Les SFA se sont également dotés d’une «Stratégie d’approvisionnement responsable» visant à mobiliser la communauté ainsi que les fournisseurs de l’Université dans ce sens.


Processus d’acquisition redéfini

Afin de prioriser les unités internes de l’UQAM et d’assurer une gestion saine et efficace de nos ressources, la personne requérante devra d’abord vérifier si l’acquisition peut être faite à l’interne, ou sinon être réalisée selon des ententes conclues au préalable par la direction des approvisionnements. Dans le cas contraire, la personne requérante pourra faire appel à des fournisseurs à l’externe. Cette nouvelle approche permet de profiter des expertises existantes au sein de l’UQAM en réalisant des économies de volume sur les contrats accessibles à la communauté.


Rôles et responsabilités

Pour que l’UQAM respecte les obligations légales liées aux acquisitions, les rôles et responsabilités des personnes intervenant dans le processus d’approvisionnement ont été clarifiés: les unités organisationnelles autorisées à conclure des contrats en vertu de la Politique n15 seront dorénavant responsables de la reddition de comptes relative à ces contrats exigée par la réglementation. La direction des approvisionnements peut cependant réaliser la reddition de comptes si l’information lui est transmise dans les délais prévus par la réglementation en vigueur.


Changements de seuils

Dans le but d’alléger et de clarifier l’exécution des modes d’adjudication des contrats en accord avec les règles et seuils gouvernementaux, les montants de trois seuils ont été actualisés selon le type d’acquisition:

  • Acquisition de faible valeur, sans contrat: moins de 3 000 $ à moins de 5 000 $;
  • Contrat conclu à la suite d’un appel d’offres sur invitation: moins de 100 000 $ à moins de 121 200 $;
  • Contrat conclu à la suite d’un appel d’offres public: 100 000 $ et plus à 121 200$ et plus.

Dès l’hiver 2023, la Direction de l’approvisionnement mettra à la disposition du personnel des outils, telles des séances d’information et des capsules, afin de mieux comprendre l’ensemble de ce nouveau processus d’acquisition. Pour en apprendre davantage, on peut consulter le site web des Services financiers et de l’approvisionnement. On peut aussi acheminer ses questions à l’adresse suivante: sf-appro@uqam.ca.

«Par cette démarche, l’UQAM confirme sa volonté d’assurer au quotidien une gestion saine et optimale de ses ressources et réitère sa préoccupation en matière de responsabilité sociale, environnementale et économique», conclut Sylvia Thompson.