Un projet colossal

L'UQAM lance un premier appel d'offres pour le rehaussement de son réseau de télécommunication.

17 Octobre 2017 à 14H33

Image: iStock

L'appel d'offres public de la première phase du projet de rehaussement du réseau de télécommunication de l'UQAM est lancé. «Le processus devrait mener au choix d'un manufacturier au début de l'année 2018», précise le directeur de la Direction des approvisionnements, Marc-Philippe Paquet. Le projet de rehaussement du réseau, rendu nécessaire par la rapidité d'évolution des technologies de communication, a été adopté à l'automne 2016 par le Conseil d'administration et approuvé en avril dernier par la ministre responsable de l'Enseignement supérieur.

Le premier appel d'offres concerne les équipements de distribution et d'accès. Le réseau de télécommunication de l'UQAM se compose du cœur du réseau (qui relie l'UQAM avec l'externe), de 16 points de distribution (qui relient chacun des pavillons avec le cœur du réseau) et de 882 équipements d'accès (installés sur chaque étage de chacun des pavillons), lesquels permettent à tous les usagers de bénéficier de la technologie IP dans les bureaux, les salles de classe et les espaces publics de l'université. «Il s'agit d'un projet colossal pour lequel l'UQAM souhaite une solution clé en main, observe Marc-Philippe Paquet, en poste à l'UQAM depuis janvier dernier. Nous achèterons des équipements, mais nous avons également besoin de l'expertise de l'entreprise qui sera retenue afin de déployer ces équipements dans nos pavillons.»

Au cours des derniers mois, les Services informatiques ont rédigé les devis techniques spécifiant les besoins de l'UQAM quant aux équipements de distribution et d'accès, explique Marc-Philippe Paquet. «Des consultants externes – qui n'auront pas le droit de soumissionner au cours des étapes subséquentes du processus afin de conserver leur indépendance – ont eu pour mandat de valider chacune des exigences et chacun des critères afin de s'assurer que l'appel demeure ouvert à plusieurs manufacturiers.»

«Cet appel d'offres comporte plus de 300 exigences. Nous retiendrons la plus basse soumission qui sera conforme à ces exigences, en tenant compte de facteurs de pondération.»

Marc-Philippe Paquet

Directeur de la Direction des approvisionnements

Les devis techniques réalisés par les Services informatiques ont été vérifiés et validés par la Direction des approvisionnements, qui les a intégrés à l'appel d'offres. Celui-ci inclut une liste d'équipements actifs afin de s'assurer, entre autres, que les nouveaux équipements soient compatibles avec ceux qui ne seront pas remplacés lors de l'installation progressive.

«Cet appel d'offres comporte plus de 300 exigences, précise le directeur. Nous retiendrons la plus basse soumission qui sera conforme à ces exigences, en tenant compte de facteurs de pondération.»

En juillet dernier, l'UQAM a publié un avis public d'intention pour aviser les entreprises de l'imminence de l'appel d'offres. «Nous avons tenu une séance d'information pour les fournisseurs intéressés afin de répondre aux questions d'ordre général sur les trois phases de notre projet, souligne Marc-Philippe Paquet. Cela nous a permis de nous assurer qu'il y aurait plusieurs soumissionnaires et que ceux-ci allaient être prêts à répondre à notre appel d'offres.»

Admissibilité et conformité

Les entreprises intéressées à soumissionner ont 30 jours pour le faire. «Lorsque nous recevrons les propositions, nous vérifierons d'abord l'admissibilité des fournisseurs, poursuit Marc-Philippe Paquet. De par la loi, nous devons, par exemple, nous assurer que l'entreprise est en règle avec Revenu Québec et qu'elle est bel et bien établie au Québec ou dans un territoire faisant partie d'un accord intergouvernemental.»

Le processus sera ensuite transféré entre les mains du comité de sélection, qui analysera la conformité des propositions admissibles. Ce comité comporte un secrétaire approuvé par le Conseil du trésor et est constitué de membres internes – des employés de l'UQAM – et de membres externes provenant d'autres organisations publiques et n'ayant pas de lien avec le projet. «L'identité et la provenance du secrétaire et des membres sont confidentielles», précise le directeur de la Direction des approvisionnements.

Le comité de sélection déterminera la conformité de chacune des propositions en les quantifiant, pour chacune des exigences, à l'aide d'une grille de pointage préétablie et figurant dans l'appel d'offres. «Le comité se basera sur ce pointage afin de déterminer s'il vaut la peine ou non de payer plus cher pour une solution plutôt qu'une autre», explique Marc-Philippe Paquet. Chacune des décisions du comité de sélection doit être unanime.

Les enveloppes de prix

Les entreprises qui auront récolté un pointage d'au moins 70 % seront retenues pour l'étape suivante: l'ouverture des enveloppes de prix. «Nous recevons deux envois de la part des soumissionnaires, explique le directeur. Le premier contient les documents expliquant leur proposition, présentant leur philosophie, leur équipe, leurs équipements et la façon dont ils comptent mener le projet, tandis qu'une enveloppe sous scellé contient le prix de leur soumission. Pendant le processus de sélection, personne ne connaît le prix de chaque soumission.»

Une fois les enveloppes de prix ouvertes, le comité de sélection procède à une pondération du prix demandé en fonction du pointage attribué à la qualité de la solution proposée. «C'est cette comparaison qui peut mener le comité de sélection à retenir une proposition plus chère qu'une autre, explique Marc-Philippe Paquet. Au final, le comité retient la meilleure solution au meilleur prix.»

Le banc d'essai

Le processus ne s'arrête toutefois pas là. La dernière étape consiste à réaliser un banc d'essai avec le premier fournisseur sur la liste du comité de sélection. «Pendant 30 jours, l'entreprise retenue viendra à l'UQAM avec ses équipements et procédera à des simulations et à des tests en contexte réel, poursuit Marc-Philippe Paquet. Si tout est satisfaisant, le comité de sélection recommandera au Conseil d'administration de l'UQAM de signer un contrat avec l'entreprise. Sinon, on invite le deuxième fournisseur de la liste pour un banc d'essai, et ainsi de suite jusqu'à ce que le processus soit concluant.»

Le comité de sélection dispose de quatre mois afin de mener à bien ses travaux, pendant lesquels les entreprises soumissionnaires garantissent leur prix.

Les phases ultérieures

Le projet de rehaussement du réseau de télécommunication prévoit deux autres phases, soit le déploiement du réseau sans fil sur l'ensemble du campus, ainsi que le rehaussement des centres de données et de leur sécurité. Les coûts du projet sont estimés à 18,5 millions de dollars.

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