Premier jour du Congrès de l’Acfas. Il est 8 heures. Les premiers colloques débutent dans 30 minutes. Si un pépin technique devait survenir avec un ordinateur, un micro ou un projecteur, il suffit de placer un appel au Service de l’audiovisuel (SAV). Une dizaine de techniciens sont prêts à recevoir les assignations et à intervenir. Leng Chhiv Vong est l’un de ceux-là. «Nous préparons les salles depuis deux semaines et nous étions à pied d’œuvre dès 7 h ce matin pour nous assurer que les micros et les projecteurs vidéo fonctionnaient bien», souligne le technicien de soutien aux médias, qui a été assigné aux pavillons DS et R.
Posté au sous-sol à la jonction des deux pavillons, avec l’oreillette de la radio émettrice bien en place, Leng Chhiv Vong attend les appels. Il en profite pour se présenter aux bénévoles installés à proximité et pour leur indiquer la fréquence radio sur laquelle son équipe est branchée, au cas où des congressistes se présenteraient pour de l’aide audiovisuelle. «Les salles utilisées pour le Congrès de l’Acfas sont toutes entièrement médiatisées, mais les meubles dans lesquels les appareils sont logés ne sont pas tous de la même époque. Les boutons marche/arrêt et les commandes ne sont pas aux mêmes endroits et cela peut causer des soucis aux conférenciers», note le technicien.
« Les salles utilisées pour le Congrès de l’Acfas sont toutes entièrement médiatisées. »
Leng Chhiv Vong,
Technicien de soutien aux médias au Service de l’audiovisuel
Avec son sac à dos, Leng Chhiv Vong est paré pour toutes les éventualités… ou presque. On y retrouve des tie wraps pour s’occuper des fils qui pendent, qui bloquent ou qui dérangent; une paire de ciseaux pour couper le velcro double-face qui peut aussi servir à tenir les fils en place; des pinces, un mini tournevis pour certaines prises particulières; toutes sortes de rubans adhésifs, ainsi que des fils audio et vidéo, par exemple pour remplacer un câble défectueux ou pour brancher l’ordinateur portable d’un conférencier. Au fond de son sac, on retrouve également trois modèles de télécommandes pour projecteur, au cas où la télécommande d’un local se déprogrammerait. «Et j’ai aussi mon lunch!», rigole-t-il en ouvrant la dernière poche de son sac.
Les fameuses clés USB
Un congressiste surgit au coin du couloir et se dirige vers le technicien. Un problème est survenu dans une salle au sous-sol du DS. Deux minutes plus tard, le technicien entre dans le local. Le problème: le conférencier est incapable de localiser sa clé USB sur le bureau de l’ordinateur. En deux temps, trois mouvements, le technicien règle le problème. En sortant du local, une dame l’arrête. Elle aimerait avoir accès au Wi-Fi. «Je ne peux pas vous donner mes codes d’accès, mais les responsables du colloque peuvent vous transmettre les codes pour accéder au Wi-Fi à titre de visiteur», lui précise-t-il.
Tandis qu’il se déplace pour reprendre son poste à la jonction du DS et du R, un bénévole l’arrête. Il a besoin d’un câble VGA pour une salle au deuxième étage du DS. Leng Chhiv Vong appelle un de ses collègues en poste aux étages du DS. Il indique au bénévole la façon de rejoindre son collègue qui l’attendra avec le câble VGA.
Skype et clé USB (bis)
Un autre appel est reçu. Il s’agit cette fois d’une demande pour un casque d’écoute devant servir à une session via Skype dans un local du DS. Le technicien passe d’abord au dépôt audiovisuel au rez-de-chaussée du pavillon, où l’on retrouve plusieurs types d’équipement susceptibles d’être en demande lors du congrès. Il y récupère un casque d’écoute, puis prend l’ascenseur, direction deuxième étage. Dans la salle, les congressistes se préparent à débuter. Il est 8h55. Le responsable voulait tester le casque d’écoute, dont l’utilisation est prévue pour la session d’après-midi. «Nous avions déjà prévu cette tâche au programme, le rassure Leng Chhiv Vong. Nous testerons le casque d’écoute ce midi sans faute.» Le responsable du colloque s’excuse: il voulait seulement prendre de l’avance et s’assurer que tout était en ordre. «Pas de problème, nous sommes là pour ça», ajoute le technicien qui prend tout de même le temps de tester le bon fonctionnement du casque d’écoute.
« Les gens oublient souvent d’éjecter la clé USB avant de l’enlever. Quand on tente de brancher une nouvelle clé, l’ordinateur ne la reconnaît pas comme étant la clé en mémoire et il refuse de la lire. Il faut alors redémarrer l’ordinateur.»
Le responsable du colloque signale également un problème de clé USB. «Les gens oublient souvent d’éjecter la clé USB avant de l’enlever, nous explique Leng Chhiv Vong. Quand on tente de brancher une nouvelle clé, l’ordinateur ne la reconnaît pas comme étant la clé en mémoire et il refuse de la lire. Il faut alors redémarrer l’ordinateur. Ça risque d’être un problème fréquent aujourd’hui.» Six minutes plus tard, tout est rentré dans l’ordre. Le colloque peut débuter au grand plaisir des participants.
À 9h15, nous sommes de retour au coin des pavillons DS et R. «L’attente sera le plus gros défi du congrès», lance en riant Leng Chhiv Vong, qui indique aimablement l’emplacement du café le plus près à un congressiste en manque de caféine.
Le technicien du SAV s’attend surtout à des problèmes de clé USB, de casque d’écoute – «Nous ne pouvons pas faire grand-chose si le problème vient de Skype», met-il en garde – et de logiciels. «Les conférenciers n’ont pas tous la plus récente version des logiciels de présentation et cela cause parfois des problèmes d’affichage, explique-t-il. Cela dit, nous tentons de leur venir en aide au meilleur de nos connaissances.»
On vérifie l’état du matériel
Nous nous rejoignons de nouveau à 12 h 30. Les congressistes sont partis luncher. Leng Chhiv Vong nous apprend que ce matin, un projecteur a rendu l’âme dans une salle du pavillon A. Ses collègues assignés à ce coin du campus ont dû réagir rapidement. «Nous avions préparé à l’avance des chariots avec des ordinateurs portables et des projecteurs prêts à être utilisés afin de ne pas compromettre la tenue d’un colloque», raconte-t-il fièrement.
Le technicien fait sa tournée des locaux utilisés le matin même par les congressistes. Il vérifie le clavier et la souris de chaque poste. «Avant le congrès, nous avons remplacé quelques souris et claviers dont les fils étaient sectionnés, parfois partiellement, parfois de façon nette, explique-t-il. C’est en refermant les panneaux des meubles abritant le matériel informatique que les utilisateurs sectionnent parfois les fils de souris et de clavier, sans même s’en apercevoir.» Tout va bien dans les classes visitées, le matériel est en bon état.
Un conférencier inquiet
Un nouvel appel est enregistré au pavillon R. Un conférencier qui participe mercredi prochain à un colloque veut savoir si l’ordinateur du local est équipé du logiciel de cartographie GeoServer. Il en a besoin pour sa présentation. Leng Chhiv Vong lui suggère d’aller avec lui dans le local, situé à quelques pas de là. Après vérification des équipements sur place et une brève conversation entre le technicien et son supérieur via la radio émettrice, une solution est trouvée. «J’installerai moi-même le logiciel mercredi matin, mais je vous conseille aussi d’apporter votre ordinateur portable, indique-t-il au conférencier. De cette façon, si le logiciel ne fonctionne pas correctement, vous pourrez brancher votre portable directement avec le projecteur.» Le conférencier le remercie et repart, ravi.
«Les ordinateurs dans les classes sont programmés pour se réinitialiser automatiquement durant la nuit. Aucune trace des présentations qui peuvent y avoir été copiées ou des nouveaux logiciels installés ne subsistera le lendemain.»
«Nous préférons contrôler les équipements et installer nous-mêmes les logiciels lorsque c’est possible, m’explique Leng Chhiv Vong. De cette façon, nous diminuons les risques de virus. Et les ordinateurs dans les classes sont programmés pour se réinitialiser automatiquement durant la nuit. Aucune trace des présentations qui peuvent y avoir été copiées ou des nouveaux logiciels installés ne subsistera le lendemain.»
Il est 13h15. Les colloques ont repris pour la session de l’après-midi. Aucun appel au SAV, du moins pas aux pavillons DS et R. De retour en mode attente, Leng Chhiv Vong consulte les listes de cours d’été qui se donnent cette semaine dans les locaux utilisés par l’Acfas durant le jour. «Nous devons nous assurer d’enlever les micros pour les cours du soir», précise-t-il. Demain matin, le technicien sera de retour dans ces mêmes locaux pour procéder aux installations nécessaires à la bonne marche des colloques. «Je suis un peu déçu qu’il n’y ait pas eu plus d’appels que ça, confie-t-il, mais d’un autre côté je m’en réjouis, car ça veut dire que notre matériel fonctionne bien et que notre travail de préparation était adéquat.»